Werden Rechnungen bar bezahlt, muss ein Unternehmen gegenüber dem Finanzamt einen Empfänger nachweisen können. Das Finanzgericht Hamburg urteilte in dieser Art in seinem Urteil mit Aktenzeichen 6 K 249/15. Nur bei diesem Nachweis ist es möglich, dass sich der Rechnungsbetrag absetzen lässt und steuermindernd geltend gemacht werden kann.
Auch umgekehrt ist es ähnlich: Wird eine Barzahlung auf das Geschäftskonto getätigt, muss ebenfalls der Nachweis über die Herkunft des Geldes erbracht werden können.

Werden Rechnungen bar bezahlt, müssen die erbrachten Leistungen nachvollziehbar bzw. nachweisbar sein. Der Empfang des Geldes ist zu quittieren, wobei die Unterschrift eindeutig und zuordenbar sein muss. Das Finanzamt hat dennoch meist Fragen zu einer derartigen Zahlung und wird in der Regel nachhaken, wenn Unternehmer versuchen, Barzahlungen steuerlich absetzen zu können.
Wird Geld auf das Geschäftskonto eingezahlt, ist der Unternehmer laut Aussagen des Finanzamts dazu verpflichtet, beim Nachweis des Geldes mitzuwirken. Der Unternehmer habe eine „verstärkte Mitwirkungspflicht“. Wer die Herkunft des Geldes nicht erklären kann, muss damit rechnen, dass das Finanzamt von der Sachaufklärung absieht und davon ausgeht, dass das Geld auf das nicht versteuerte Einkommen anzurechnen ist. Der Finanzamtsmitarbeiter wird eine Steuerschätzung vornehmen.

Privat Rechnungen bar bezahlt: Lassen sich diese noch steuerlich absetzen?

Generell ist das Finanzamt misstrauisch, wenn Steuerpflichtige Zahlungen absetzen wollen, bei denen die Herkunft oder die Verwendung des Geldes nicht eindeutig erklärt werden kann. Wer diese Zahlungen geltend machen möchte, muss sich auf Fragen gefasst machen. Daher: Bloß keinen Handwerker bar bezahlen, auch nicht diejenigen, die ungefragt auftauchen wie der Schornsteinfeger.

Rechnungen können als Sonderausgaben geltend gemacht werden

Der Grund, warum besser niemand Rechnungen bar bezahlt, ist leicht erklärt: Rechnungen von Handwerkern gelten als Sonderausgaben und können daher bei der Steuer geltend gemacht werden. Wer die angefallenen Kosten also in bar bezahlt, kann keine Steuerermäßigung beanspruchen.
Als Sonderausgaben werden dabei die Kosten bezeichnet, die nicht im Zusammenhang mit Einkünften zu sehen sind und die auch nicht aufgrund nicht selbstständiger Arbeit oder wegen einer Vermietung oder Verpachtung entstanden sind.

Es ist allerdings nicht möglich, das gesamte gezahlte Geld steuerlich geltend zu machen. Denn angesetzt werden dürfen nur die Arbeitskosten sowie die Kosten für die Anfahrt. Materialkosten sind nicht ansetzbar! Der Grund: Wer die Leistung selbst erbracht hätte, müsste ebenfalls das Material selbst bezahlen, nur die Arbeitskosten des Handwerkers sind als Zusatzkosten zu sehen. Außerdem möchte das Finanzamt nicht den Luxus fördern: Wer sich goldene Armaturen in Bad und Küche einbauen lässt, soll diese bitte selbst bezahlen. Wichtig ist allerdings, dass der Handwerker die Leistungen entsprechend aufschlüsselt und die Arbeitskosten getrennt von den übrigen Kosten aufschlüsselt. Nur dann können diese angesetzt werden, denn anders können die Finanzleute die Zusammensetzung der Kosten nicht nachvollziehen. Statt des kompletten Betrags kann auch der Prozentsatz dort aufgeführt werden, zu dem die Arbeitszeit in die Gesamtkosten eingeht.

So viel wird anerkannt

Immer wieder tauchen Fragen auf, ob denn der gesamte Betrag anerkannt wird oder ob es gewisse Grenzen gibt. Genau diese sind existent und so werden maximal 1.200 Euro anerkannt bzw. 20 Prozent der Kosten.
Ein Beispiel: Ein Steuerpflichtiger muss 15.000 Euro an Einkommensteuern zahlen. Es sind Handwerkerrechnungen bezahlt worden, die sich in Höhe von 4.000 Euro beliefen. Davon waren 800 Euro reine Arbeitskosten. Diese wiederum werden mit 20 Prozent von der Steuerschuld abgezogen, was 160 Euro macht. Das bedeutet, dass die Steuerschuld jetzt nur noch 14.840 Euro beträgt.

Doch auch hier gilt, dass die Rechnungen nicht bar bezahlt werden sollten, auch wenn viele Handwerker danach fragen. Auf der einen Seite verständlich, möchten diese doch ihre Leistung sicher bezahlt haben und nicht auf die Begleichung des Rechnungsbetrags warten müssen. Auf der anderen Seite wird dem Kunden damit die Möglichkeit genommen, die Arbeitskosten in dargestellter Höhe steuermindernd geltend zu machen. Dies gilt auch dann, wenn eine Quittung über die Zahlung ausgehändigt wurde. Die Regel seitens des Gesetzgebers: Anerkannt wird nur eine Banküberweisung oder Abbuchung!
Tipp: Auch wenn zum Beispiel der Schornsteinfeger auf der Barzahlung besteht, sollten Hausbesitzer unbedingt auf einer Rechnung beharren, auch wenn es nur 50 bis 100 Euro sind, die gezahlt werden müssen.

Darum sollen Zahlungen nachweisbar sein

Dass Barzahlungen nicht erwünscht sind, kommt nicht von ungefähr. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum niemand Rechnungen bar bezahlt haben sollte, wenn diese seitens des Finanzamts noch anerkannt werden sollen:

• Vermeidung von Schwarzarbeit
  Viele gehen davon aus, dass es günstiger sei, wenn der Handwerker schwarz arbeitet. Immerhin spart man sich damit die Mehrwertsteuer! Doch auch diese beträgt nur 19 Prozent und 20 Prozent der Kosten können bei der Steuer angesetzt werden. Gerade durch die Schwarzarbeit erhöhen sich die Risiken am Bau oder bei Handwerksleistungen beträchtlich, denn es gibt keinerlei Nachweis über die Arbeiten. Ist ein Schaden entstanden, ist der betreffende Handwerksbetrieb aus dem Schneider, denn er kann behaupten, diese Leistungen nie erbracht zu haben. Wer dagegen vorgehen will, muss eingestehen, die Firma schwarz beauftragt zu haben, was nun einmal strafrechtlich relevant ist. Eine Pattsituation, in der der Auftraggeber der große Verlierer ist.
• Ohne Nachweis keine Versicherung
  Wer Rechnungen bar bezahlt, hat keinen Nachweis über die Leistungserbringung, dies wurde eben verdeutlicht. Das kann einen erheblichen weiteren Nachteil mit sich bringen, denn nun greift auch kein Versicherungsschutz mehr. Ein Schaden kann extrem teuer werden, wenn er aus eigener Tasche gezahlt werden soll und das ganz ohne eigenes Verschulden! Ein weiteres Problem: Verletzt sich ein Handwerker, was übrigens nicht selten vorkommt, ist dieser nicht versichert.
• Unseriöse Anbieter
  Nicht vergessen werden sollten die unseriösen Anbieter. Gerade sie sind es nämlich, die meist auf einer Barzahlung bestehen. Sie nehmen das Geld, haben im schlimmsten Fall Pfuscharbeit geleistet und sind weg. Sie müssen nicht haften und übernehmen auch keine Folgeschäden bzw. deren Behebung. Seriöse Betriebe heben sich von unseriösen Anbietern recht deutlich dadurch ab, dass sie kaum eine Überweisung wünschen. Und selbst wenn, kann sich dennoch die fehlende Vertrauenswürdigkeit zeigen: Wenn der Anbieter kein Geschäftskonto angibt, sondern das Konto auf dem Privatnamen läuft, ist meist etwas faul.

Fazit: Egal, ob Unternehmen oder Privatperson: Geldflüsse sollten immer nachvollziehbar sein und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung folgen. Das heißt, dass sie stets von einem sachkundigen Dritten nachvollzogen werden können sollten, was aber nur möglich ist, wenn es Aufzeichnungen darüber gibt. Neben der Seriosität spielt auch die steuerliche Ansetzbarkeit eine Rolle für den Ratschlag, Rechnungen niemals bar zu bezahlen. Das Finanzamt wünscht stets den vollen Überblick!