Moderne Zeiten erfordern ein Höchstmaß an Anpassungsfähigkeit, was auch den Arbeitsplatz betrifft. Der kurzfristige Wechsel zwischen dem Büro im Unternehmen und dem Home Office will gut vorbereitet sein.

Neben der Selbstdisziplin müssen auch die technischen Voraussetzungen gegeben sein.
(Bild: IgorVetushko / clipdealer.de)

Arbeiten trotz Arbeitsplatzverlagerung: Technische Voraussetzungen klären

Bis vor Kurzem war es noch üblich, morgens ins Büro zu fahren und dort acht Stunden zu arbeiten. Nachmittags oder abends ging es wieder nach Hause, wo vielleicht noch ein paar Kleinigkeiten für die Arbeit zu erledigen waren. Mittlerweile hat sich das geändert und die Arbeit im Büro vor Ort ist gar nicht mehr so selbstverständlich. Viele Arbeitnehmer sind entweder dauerhaft oder tageweise ins Home Office gewechselt. Doch gerade dieser Wechsel macht das Arbeiten zu einer großen Herausforderung, denn egal, an welchem Arbeitsplatz der Betreffende gerade ist: Alle Daten müssen vorhanden sein, sodass ein lückenloses Arbeiten möglich ist.

Technische Voraussetzungen für zwei Arbeitsplätze

Die meisten Tipps für ein funktionierendes Home Office behandeln eher die eigene Organisation und das Thema Selbstdisziplin. Keine Frage, beides muss vorhanden sein, damit das Arbeiten von zu Hause aus funktioniert. Doch auch die technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein. Sitzungen, die eigentlich im Büro abgehalten werden sollten, müssen von zu Hause ausgeführt werden. Projektbesprechungen finden statt, ohne dass die Mitglieder des Projektteams an einen Tisch zu bekommen sind. Zu den wichtigsten technischen Voraussetzungen zählen daher diese:

• Vorhandensein der nötigen Hardware im Büro und im Home Office
  PC oder Notebook, Headset, Telefon, Kopierer und Drucker (meist in einem Gerät) sind wichtig. Auch die Kamera darf nicht vergessen werden, damit die Teilnahme an einer Videokonferenz möglich ist. Bei der Arbeit mit dem Notebook ist besonders praktisch, dass dieses bei einem Wechsel zurück an den Firmenarbeitsplatz einfach mitgenommen werden kann. So stellt sich die Frage nach dem Datentransfer nicht. Für die Arbeit zu Hause bietet sich ein zusätzlicher Bildschirm an, auch eine separate Maus und Tastatur erleichtern die PC-Arbeit.
• Die passende Software
  Der Rechner, der zu Hause benutzt wird, muss die gleiche Software nutzen wie der Firmenrechner, sodass es nicht zu Schwierigkeiten bei der Datenübertragung kommt. Außerdem ist ein Mail-Programm wichtig, dazu ein Programm zur Projektpräsentation. Hilfreich sind überdies Programme, mit denen sich Dokumente austauschen lassen (Google Drive, DropBox etc.).
• Software für Besprechungen
  Während die Besprechungen im Büro direkt geführt werden können, müssen sie vom Home Office aus per Videokonferenz abgehalten werden. Möglich wird das über Microsoft Teams, Google Hangout, Slack oder Livesize, um nur einige Beispiele für mittlerweile etablierte Programme zu nennen.

Sind die technischen Voraussetzungen erfüllt, kommt es zudem auf die Sicherheit im Home Office an. Während die Daten im Büro in der Regel sehr sicher sind, können sich im Home Office deutliche Sicherheitslücken ergeben. Auch zu Hause gilt die Datenschutzverordnung, die unbedingt einzuhalten ist! Wichtig ist die Einhaltung der folgenden Punkte:

• Verschlüsselte Verbindungen für die Datenübertragung nutzen
• Datenspeicherung nur auf dem Firmen-Laptop und auf Unternehmenslaufwerken
• keine Verwendung privater Festplatten oder USB-Sticks
• Schutz der Daten auf dem Rechner vor Blicken Dritter
• Vorsicht vor Phishing!
• keinen Fernzugriff auf den eigenen PC erlauben (mit Ausnahme einer firmeninternen Absprache)

Das Arbeitszeitgesetz gilt im Home Office ebenso wie im Büro. (Bild: IgorVetushko / clipdealer.de)

Arbeiten im Büro und im Home Office: Organisatorische Voraussetzungen

Der Tag im Büro ist strukturiert: Morgens aufstehen, sich fertigmachen und ins Büro fahren. Dort die Arbeit erledigen und nachmittags oder abends wieder nach Hause zurückkehren. Eine ähnliche Struktur sollte auch zu Hause fortgeführt werden, wenngleich sich dort ein Zeitgewinn durch den fehlenden Arbeitsweg ergibt. Doch um sich die Arbeit im Home Office erleichtern zu können, sollten grundsätzlich einige organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein. Dann fällt der Wechsel zwischen Firmenarbeitsplatz und Home Office auch weniger schwer.

Organisatorische Voraussetzungen im Detail

Um die bereits angesprochene Struktur für einen Tag festlegen zu können, kann es hilfreich sein, eine To-Do-Liste anzulegen. Diese sollte sich nicht nur auf einen einzelnen Tag beziehen, sondern auf die ganze Woche und vielleicht sogar auf den Monat. Die wichtigsten Termine müssen dabei stets im Blick behalten werden, was auch gilt, wenn der Wechsel zurück an den Firmenarbeitsplatz ansteht. Termine wie Projektbesprechungen oder -abschlüsse können auch als Zwischenziele gelten und als solche verbucht werden. Das Erreichen eines solchen Ziels ist zugleich Erfolgskontrolle und auch Motivationshilfe. Auch die folgenden organisatorischen Voraussetzungen sollten umgesetzt werden:

• Feste Arbeitszeiten
  Im Büro gelten feste Arbeitszeiten. Diese sollten auch im Home Office umgesetzt werden, zumal das Arbeitszeitgesetz hier ebenso gilt. Manche Arbeitgeber setzen dabei eher auf Vertrauen, andere wiederum kontrollieren das Einhalten der Arbeitszeit durch das tägliche Ein- und Ausbuchen im System. Was im Büro die Stechkarte ist, ist im Home Office die Anmeldung bei einem bestimmten Programm oder das Einloggen im Firmennetzwerk. Die festen Arbeitszeiten sollten auch im Sinne der eigenen Gesundheit unbedingt eingehalten werden.
• Arbeitsplatz im Home Office ergonomisch gestalten
  Der Arbeitsplatz in der Firma ist nach ergonomischen Gesichtspunkten eingerichtet. Das heißt, dass Schreibtisch und Bürostuhl die passende Höhe und Größe haben und damit ein gesundes Arbeiten möglich ist. Zu Hause ist es verlockend, mit dem Laptop auf dem Sofa zu sitzen oder sich einfach in die Küche an den Tisch zu setzen. Auf Dauer stellen sich hier erste Beschwerden mit Rückenschmerzen und Verspannungen ein. Wer auch daheim gesund erhaltend arbeiten will, sollte unbedingt auf eine ergonomische Ausstattung des Home Office achten. Wenn der Arbeitgeber die Arbeit zu Hause angeordnet hat, muss er übrigens auch für die Kosten für die Ausstattung des heimischen Büros aufkommen.
• Ablenkungen zu Hause eliminieren
  Im Büro sind es die Kollegen, die gern für Ablenkung sorgen und mit denen ein Pläuschchen gehalten wird. Zu Hause ist es die Familie, die ab und zu in das Home Office kommt. Kinderlärm, kuschelnde Haustiere und Anrufe von Freunden oder Verwandten können ein effektives Arbeiten zuverlässig verhindern. Es ist daher wichtig, die wichtigsten Ablenkungen von sich fernzuhalten. Das geht vergleichsweise einfach, indem das Home Office in einem separaten Raum untergebracht und die Tür dazu geschlossen wird.
• Alle technischen Voraussetzungen schaffen
  Die technischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein, damit das Arbeiten im Home Office effektiv ist. Das sorgt zudem dafür, dass der Wechsel an den Firmenarbeitsplatz einfach und weniger nervenaufreibend ist. Wer sich dessen bewusst sein kann, dass die gleiche Ausstattung im Home Office wie im Büro vorhanden ist, arbeitet einfach besser. Zudem wird das Risiko einer Sicherheitslücke reduziert, wenn zum Beispiel keine Versuche einer Datentransformation vorgenommen werden müssen, bei der die Hälfte der Daten verloren geht. Auch im Home Office ist es wichtig, die psychischen Belastungen so weit wie möglich zu reduzieren!