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Ordnung im Arbeitszimmer – so sortieren Sie wichtige Akten

Zumindest zeitweise im Home-Office zu arbeiten, ist für Angestellte in immer mehr Unternehmen möglich. Vor allem wenn es sich um einen Job im Büro handelt, ist es häufig kein Problem, ein bis zwei Tage von Zuhause aus zu arbeiten. Spätestens wenn die ersten Unterhaltungen mit dem Chef über die Arbeit im Home-Office erfolgen, ist es Zeit, über die Einrichtung des zukünftigen Arbeitszimmers nachzudenken. Vor allem der Ordnung und Aufbewahrung der Akten und Arbeitsunterlagen sollte bei diesen Überlegungen ein Großteil der Zeit eingeräumt werden.

Im Büro sollte alles schnell griffbereit und geordnet sein. (Fotoquelle:  	stockbroker / clipdealer.de)

Im Büro sollte alles schnell griffbereit und geordnet sein. (Fotoquelle: stockbroker / clipdealer.de)

Richtige Sortierung der Aktenordner

Zwar nimmt die Digitalisierung immer weiter zu, trotzdem kommen die meisten Büros auch weiterhin nicht ohne Papier aus.

Es besteht aufgrund der Vielzahl der Unterlagen schnell die Gefahr, dass Unordnung einkehrt und der Überblick fehlt. Während im Unternehmen der Chef und die Kollegen durch ihre Anwesenheit dafür sorgen, dass man sich verpflichtet fühlt, Ordnung am Arbeitsplatz zu halten, entfällt dieser Faktor in den eigenen vier Wänden. Hier wird aus dem Angestellten sein eigener Chef.

  • Wichtig ist daher, von Anfang an mit den richtigen Utensilien zu arbeiten. Auch wenn es banal klingt: Eine ausreichende Menge an Aktenordnern darf in keinem Arbeitszimmer fehlen. Hilfreich ist es außerdem, eine Handvoll unbenutzte Ordner in petto zu haben, um bei einem neuen Auftrag sofort die Unterlagen abheften zu können.
  • Verschiedene Aufgabenfelder lassen sich beispielsweise durch unterschiedliche Farben der Aktenordner markieren. Möglich ist ebenso eine Abkürzung des Bereiches auf dem Etikett des Ordners. Weitere Unterpunkte sind die Relevanz oder das Geschäftsjahr.
  • Verschiedene Aufgabenbereiche können durch unterschiedliche Farben oder Ornder markiert werden. (Fotoquelle:  	convisum / clipdealer.de)

    Verschiedene Aufgabenbereiche können durch unterschiedliche Farben oder Ornder markiert werden. (Fotoquelle: convisum / clipdealer.de)

  • Wichtige Kunden können eigene Ordner erhalten, in denen sich der gesamte Schriftverkehr auf einen Blick wiederfindet. Allerdings ist es dann sinnvoll, die Unterlagen zu kopieren und sowohl im Kunden-Ordner als auch in den allgemeinen Ordnern abzuheften.
  • Wer seine Etiketten beschriftet, sollte zudem darauf achten, dies nicht per Hand zu machen, sondern sie auszudrucken. So lässt sich ein einheitliches Bild erreichen, was das spätere Auffinden wichtiger Unterlagen wesentlich erleichtert.

Sichere Aktenschränke für sensible Unterlagen

Weiterhin ist es notwendig, dass alle Aktenordner schnell griffbereit und in einem ansprechenden Aktenschrank sortiert sind. Die Auswahl an Aktenschränken ist heutzutage groß, sodass zu jedem Einrichtungsstil der passende Schrank gefunden wird.

Vor allem wenn es sich um vertrauliche Unterlagen handelt, ist daran zu denken, einen abschließbaren Aktenschrank zu besitzen.

Doch alleine dieser Schritt reicht bei sensiblen Geschäftsunterlagen häufig nicht aus. Um diese Unterlagen zu verwahren ist es ratsam, sichere Aktenschränke auswählen. Wie ein Tresor lassen sie sich in die Wand einbauen und sind so vor den Blicken und Zugriffen unbefugter Personen geschützt.

Durch Riegelbolzen, Scharniere und Spezialpanzerungen ist es gewährleistet, dass die Akten sicher aufgehoben sind. Natürlich lassen sich in diesen Schränken ebenso eigene Bankunterlagen, wertvoller Schmuck oder Schlüssel für Schließfächer aufheben.

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Autor: Linda Benninghoff
Veröffentlicht in: Ratgeber, Wohnen
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