Beim Schreiben einer Rechnung sind in Deutschland so manche Dinge zu berücksichtigen. So gibt es einige Angaben, die verpflichtend anzuführen sind, wie etwa die Rechnungsadresse, das Rechnungsdatum etc. Zudem muss beispielsweise die Aufbewahrungsfrist beachtet werden. Auch zum Verjähren von Rechnungen gibt es festgelegte Regelungen.

Beim Schreiben von Rechnungen ist stets Sorgfalt geboten. (Bild: AndreyPopov / clipdealer.de)

Angaben auf einer Rechnung

Auf einer Rechnung müssen einige Angaben verpflichtend angeführt werden:

• Rechnungsadresse (Name und Anschrift des Leistungsempfängers)
• Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung
• Rechnungsbetrag (Netto- sowie Bruttobetrag und Mehrwertsteuer)
• Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Zahlungsfrist oder Zahlungsziel
• Bankverbindung des Rechnungsausstellung

Ausnahmen

Allerdings gibt es hierbei, je nach Rechnungsart, einige Ausnahmen. So brauchen Kleinunternehmer keine Angaben zur Umsatzsteuer bzw. dem Rechnungsbruttobetrag machen, da dies entfällt. Somit muss in diesem Fall lediglich ein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung angeführt werden. Des Weiteren ist allgemein keine Rechnungsadresse oder fortlaufende Rechnungsnummer vonnöten, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen handelt (unter 250 Euro).

Elektronische Rechnungsstellung

Eine Rechnung gilt nicht nur in Papierform, auch die Zustellung über elektronische Wege ist möglich. Dabei bleiben die Vorgaben über den Inhalt gleich. Jedoch muss der Rechnungsempfänger dem zuvor zustimmen; wird die Rechnung aber bezahlt, gilt dies ebenso als (stillschweigende) Zustimmung. Eine elektronische Rechnungsstellung bedeutet in erster Linie die Übermittlung via Email oder das zur Verfügung stellen eines Downloads.

Steuersatz

Bekannterweise gilt in Deutschland grundsätzlich ein Umsatzsteuerregelsatz von 19 Prozent, der dem Kunden zusätzlich in Rechnung gestellt und später an das Finanzamt abgeführt wird. Es gibt aber auch Ausnahmen, bei welchen für manche Waren oder Dienstleistungen nur sieben Prozent anfallen. Diese sind in Anlage 2 zum UStG einzusehen; bei Unsicherheit ist ein Steuerberater dringend zu empfehlen. Wie bereits erwähnt entfällt die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern, vorausgesetzt dass sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben. Um diese zu beanspruchen darf der Jahresumsatz im ersten Jahr nicht mehr als 22 000 Euro betragen, für die Folge jahre gilt dann eine Obergrenze von 50 000 Euro.

Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Alle versendeten Rechnungen müssen vom Unternehmer in Kopie über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Weiters müssen auch erhaltene Rechnungen archiviert werden, wobei klarerweise die Lesbarkeit bewahrt werden muss. Anzumerken ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde. Ein Verstoß gegen diese Pflicht kann eine Geldbuße von bis zu 50 000 Euro nach sich ziehen.

Wann verjährt eine Rechnung?

Grundsätzlich gilt für das Verjähren von Rechnungen eine Frist von drei Jahren. Somit entfällt ein Anspruch auf Zahlung, wenn die Rechnung bis drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung nicht beglichen wurde und auch keine Forderungen oder Mahnungen vorliegen.

Das Schreiben von Rechnungen sollte stets genau und richtig erledigt werden. Denn eine falsch ausgestellte Rechnung wirkt äußerst unseriös und kann somit auch dem Ruf des Unternehmens schaden. Zudem ist eine korrekte Rechnung für Kunden notwendig, wenn diese vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen wollen. Folglich sollte man Rechnungen mit Bedacht ausfüllen und alle Angaben prüfen, um Fehler wie das Übernehmen bereits vergebener Rechnungsnummern oder eines älteren Rechnungsdatums zu vermeiden.