Monatlich wird eine Vorauszahlung auf die Nebenkosten geleistet. Diese werden einmal im Jahr über die Betriebskostenabrechnung abgeglichen. Dabei passieren aber leider allzu häufig Fehler zuungunsten des Mieters.

Ein Vermieter hat keineswegs freie Hand bei der Umlage der Kosten.
(Bild: IgorVetushko / clipdealer.de)

Die Betriebskostenabrechnung: Was darin erfasst sein darf

Die Betriebskostenabrechnung wird einmal im Jahr an den Mieter übergeben. Bei einem Vergleich der vorausgezahlten Nebenkosten und der Betriebskostenabrechnung zeigt sich aber häufig, dass der Vermieter hier Fehler gemacht hat. So sind beispielsweise Kosten erfasst, die laut Mietrecht nicht in der Abrechnung stehen dürfen. Außerdem beachten viele Vermieter geltende Fristen nicht. Wer als Mieter diese nicht kennt, zahlt freilich trotzdem.
Grundsätzlich können die Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung gezahlt werden. Erstere hat den Nachteil, dass eventuell zu viel gezahlt wird. Bei einer Vorauszahlung erfolgt der Ausgleich am Jahresende mit der Betriebskostenabrechnung und es erfolgt eine Rückzahlung bei zu hohen Zahlungen bzw. eine Nachforderung, wenn die Vorauszahlungen nicht ausreichend waren. Doch nicht jede Kostenart darf in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.

Das darf in der Betriebskostenabrechnung stehen

Die folgenden Kostenpunkte dürfen in der Betriebskostenabrechnung erfasst sein, der Mieter muss für seinen Anteil der Kosten entsprechend aufkommen:

• öffentliche Lasten (Grundsteuer, auch auf vermietete Stellplätze)
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Heizung
• Warmwasseraufbereitung
• verbundene Versorgung für Warmwasser und Heizung
• Kosten für den Aufzug
• Straßenreinigung
• Müllentsorgung
• Gebäudereinigung
• Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege und Hausmeister
• Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Anlagen
• Schornsteinfegerkosten
• Versicherungsprämien
• Kabelanschluss
• Kosten für Waschkeller

Abgerechnet werden dürfen auch sonstige wiederkehrende und regelmäßige Kosten. Diese müssen aber nachweislich notwendig sein und vom Vermieter aufgeschlüsselt werden. Zudem muss die Aufschlüsselung der Kosten nachvollziehbar sein.

Wichtig: Das Mietrecht regelt, was der Mieter zahlen muss. Es ist Teil des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Die entsprechenden Regelungen zur Abrechnung der Nebenkosten finden sich in den Paragrafen 556 bis 556c. Festgelegt sind dort Fristen, bis wann die Abrechnung übergeben werden muss, außerdem feste Zeiträume, für die die Abrechnung gilt. Außerdem muss ein Abrechnungsmaßstab genannt werden.

Das darf nicht in der Betriebskostenabrechnung stehen

Viele Vermieter versuchen, so viele Kosten wie möglich in die Nebenkostenabrechnung zu bringen. Wenn der Mieter die Rechtmäßigkeit dieser Kosten nicht prüft, fällt es in vielen Fällen noch nicht einmal auf, dass hier etwas nicht rechtens ist. Mieter sollten daher wissen, was der Vermieter abrechnen darf und welche Kosten das Mietrecht eben nicht für umlagefähig erklärt.

Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung sieht insgesamt 17 Punkte vor, die in die Abrechnung aufgenommen werden dürfen (siehe oben). Nur diese Ausgaben sind auch umlagefähig! Werden zum Beispiel als sonstige Kosten Gebühren oder Kosten aufgezählt, die nicht regelmäßig und notwendig für das Bewohnen und Nutzen der Immobilie sind, können diese auch nicht angesetzt werden. Der Vermieter muss hier gegenüber dem Mieter glaubhaft machen, dass die angesetzten Kosten diesem Anspruch genügen. Wichtig: Auch Verwaltungskosten und Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturkosten) dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Wer als Mieter geltende Fristen nicht kennt, zahlt freilich trotzdem.
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Wichtige Regelungen zur Betriebskostenabrechnung

Ein Vermieter hat keineswegs freie Hand bei der Umlage der Kosten, die für die Bewirtschaftung und Nutzung einer Immobilie anfallen. Vielmehr muss er sich an die Regelungen aus dem Mietrecht halten, wenn er seine Kosten umlegen möchte. Wichtig ist dabei auch die Angabe eines Verteilerschlüssels, denn es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wie sich die Kosten zusammensetzen und welchen Anteil an den Gesamtkosten der einzelne Mieter hat. Außerdem müssen bestimmte Fristen beachtet werden.

Der Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Um eine Nebenkostenabrechnung überprüfen zu können, muss ein Verteilerschlüssel genannt werden. Dieser legt fest, wie die einzelnen Kosten, die für das gesamte Mietobjekt anfallen, auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Dabei werden kalte Betriebskosten meist nach Wohnfläche oder Personenzahl angesetzt, wurde diesbezüglich keine Regelung getroffen, gilt meist die Anrechnung der Wohnfläche. Sind alle Wohnungen mit entsprechenden Zählern ausgestattet, kann eine Abrechnung auch direkt nach dem jeweiligen Verbrauch erfolgen und ist somit sehr genau.

Auch warme Betriebskosten können umgelegt werden, hier inbegriffen sind die Kosten für die Heizung sowie für die Warmwasserversorgung. Eine Verordnung schreibt vor, dass wenigstens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Die übrigen Prozentzahlen werden nach der Wohnfläche berechnet. Wichtig: Der Vermieter muss den Verteilerschlüssel einmalig festlegen, er wird nicht jährlich angepasst.

Fristen für die Betriebskostenabrechnung berücksichtigen

Die Betriebskostenabrechnung gilt immer für einen festen Zeitraum von zwölf Monaten, allerdings müssen diese zwölf Monate nicht zwingend einem Kalenderjahr entsprechen. Der Zeitraum kann zum Beispiel auch vom 1. Februar bis 31. Januar gehen. Der Vermieter darf den Abrechnungszeitraum nicht verändern, auch nicht in Absprache mit dem Mieter.

Ist der Zeitraum verstrichen, darf der Vermieter innerhalb eines Jahres die Abrechnung der Nebenkosten vornehmen und dem Mieter vorlegen. Der betreffende Empfänger muss zu diesem Zeitpunkt kein Mieter mehr sein. Verpasst der Vermieter diese Frist und geht dem Mieter (oder ehemaligen Mieter) die Abrechnung erst nach Ablauf des Einjahreszeitraums zu, kann er eine Nachzahlung verweigern. Würde er aber eine Rückzahlung durch den Vermieter bekommen, besteht der Anspruch darauf weiter.

Auch für die Rückzahlung eines Guthabens gibt es eine Frist. Diese kann im Mietvertrag fest vereinbart werden. Ab dem 30. Tag ist der Vermieter dann im Zahlungsverzug, wenn er die Rückzahlung des Guthabens verpasst. Der Mieter kann nun eine Mahnung aussprechen und dem Vermieter eine Frist setzen, bis zu der die Zahlung eingegangen sein muss. Ansonsten ist es möglich, die laufenden Nebenkosten zurückzuhalten. Wenn der Vermieter dann immer noch nicht zahlt, kann beim Amtsgericht Klage eingereicht werden, bei der es um die Auszahlung des Guthabens geht. Der Mieter hat für diese Klage drei Jahre lang Zeit, danach ist der Anspruch auf Erstattung verjährt.

Natürlich ist auch der Mieter verpflichtet, einen ausstehenden Betrag nachzuzahlen, für ihn gelten die gleichen Fristen wie für den Vermieter und dessen Rückzahlung eines Guthabens. Spätestens nach 30 Tagen ergibt sich damit ein Zahlungsverzug, wobei die Grundlage zur Berechnung der Frist ein festgesetzter Zeitraum laut Mietvertrag sein kann. Der Vermieter hätte nun ebenfalls das Recht, die Ansprüche auf Nachzahlung einzuklagen und kann dies innerhalb von drei Jahren tun.

Widerspruch gegen eine Betriebskostenabrechnung und wichtige Tipps

Wurde ein falscher Verteilerschlüssel angewendet oder gibt es Beanstandungen bei der Betriebskostenabrechnung, kann Widerspruch eingelegt werden. Dafür hat der Empfänger vier Wochen Zeit, dann muss eine Nachzahlung geleistet werden. Hilfreich bei der Überprüfung kann ein Mieterverein oder auch ein Anwalt für Mietrecht sein. Wichtig zu wissen: Mieter haben ein Recht darauf, alle Abrechnungsunterlagen einzusehen! Der Einspruch gegen eine Abrechnung ist innerhalb von zwölf Monaten möglich. Er muss schriftlich erfolgen, der Vermieter muss um Stellungnahme gebeten werden. Erst dann, wenn sich der Vermieter nicht dazu äußert, sind rechtliche Schritte gegen ihn möglich.

Wichtige Tipps rund um die Nebenkostenabrechnung

Die folgenden Tipps sollten Mieter kennen:

• keine verspäteten Forderungen begleichen
• kein Umlegen von leer stehenden Wohnung auf andere Mieter
• keine Übernahme von Reparatur- und Verwaltungskosten
• gesonderte Abrechnung von Gewerberäumen im Haus vorgeschrieben
• auffällige Kostensteigerungen unbedingt hinterfragen
• Wohnfläche unbedingt nachmessen, wenn diese als Basis für die Abrechnung gilt