Sind Betriebskosten das gleiche wie Nebenkosten? Weit gefehlt, denn wie auch bei den Begriffen Warm- und Kaltmiete handelt es sich laut Mietrecht um völlig unterschiedliche Dinge. Dieser Ratgeber klärt auf!

Was in der Betriebskostenverordnung nicht auftaucht, muss auch nicht vom Mieter gezahlt werden.
(Bild: mariok / clipdealer.de)

Betriebskosten oder Nebenkosten: Was ist was?

Unterschieden werden muss zwischen den sogenannten umlagefähigen Nebenkosten und den Nebenkosten, die durch die Vermietung einer Immobilie überhaupt anstehen. Dementsprechend gibt es einen Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten, der im Mietrecht auch genauer erklärt ist.

Die genauen Unterschiede zwischen Neben- und Betriebskosten

Als Nebenkosten werden alle Kosten bezeichnet, die durch den Besitz, die Instandhaltung sowie auch die Verwaltung einer Immobilie für den Vermieter entstehen. Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in § 556, dass der Vermieter diese Nebenkostenpositionen zumindest anteilig von seinem Mieter zurückverlangen kann.
Die umlagefähigen Nebenkostenpunkte aber sind die Betriebskosten, sie können ebenfalls vom Mieter zurückgefordert werden. Die Kosten fallen dem Vermieter regelmäßig an, dazu gehören unter anderem Wartungsarbeiten an der Heizung. Die Betriebskostenverordnung legt die einzelnen Kostenpositionen fest, die durch den Wohnungsmieter zu zahlen sind und die entsprechend vom Eigentümer der Immobilie zur Rückzahlung gefordert werden können.
Meist wird von der Nebenkostenabrechnung gesprochen, wenn die entsprechende jährliche Zahlungsaufforderung oder teilweise auch eine Gutschrift ins Haus flattert. Streng genommen müsste es aber „Betriebskostenabrechnung“ heißen.

Diese Kostenpunkte sind Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung

Einfache Faustregel: Was in der Betriebskostenverordnung nicht auftaucht, muss auch nicht vom Mieter gezahlt werden. Die einzelnen Positionen, die die Verordnung als Betriebskosten auflistet, sind:

• Grundsteuer
• Gebühren für die Wasserversorgung
• Kosten für die Heizung
• Gebühren für Warmwasser
• Gebühren für Abwasser
• Gebühren für verbundene Anlagen aus Heizung und Warmwasser
• Kosten für Aufzüge im Haus
• Straßenreinigungs- und Müllabfuhrkosten
• Kosten für Bekämpfung von Ungeziefer sowie für Gebäudereinigung
• Gebühren für die Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Gebühren für den Schornsteinfeger
• Prämien für Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeisterkosten
• Kosten für Wäscheraum
• Gebühren für TV und Internet
• sonstige Nebenkosten

Das Problem sind meist die „sonstigen Nebenkosten“, denn sie bieten jede Menge Interpretationsspielraum. Doch allgemein gilt laut Mietrecht: Der Vermieter darf nur die Positionen per Abrechnung zurückverlangen, die regelmäßig anfallen. Eine Reparatur für die defekte Heizung fällt nicht in die Betriebskosten! Hingegen kann der Kauf eines Feuerlöschers oder die Erneuerung der Blitzschutzanlage sehr wohl zu den Betriebskosten gezählt werden. Die Unterscheidung der beiden Kostenarten ist wichtig, denn die üblichen Nebenkosten müssen Wohnungsmieter nicht zahlen. Diese kann der Hauseigentümer oder -verwalter zwar gern einfordern, es gibt aber keine Verpflichtung, sie zu bezahlen. Die Nichtzahlung stellt zudem keinen Kündigungsgrund dar! Aus Unwissenheit versuchen gerade die Hausvermieter, die noch wenig Erfahrung mit der Immobilienwirtschaft haben, alle Kostenpunkte umzulegen und so landen nicht selten Reparaturkosten mit auf der Abrechnung. Diese sollte daher direkt nach der Zustellung genauestens auf die Zulässigkeit der einzelnen Positionen geprüft werden.

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Abrechnung der Nebenkosten

Im Mietvertrag ist die Abrechnung der Nebenkosten angesprochen, meist ist hier von einer einmal jährlichen Abrechnung die Rede. Wichtig: Das ist keine Kann-Regelung! Der Vermieter kann sich diese Kostenpunkte nur dann vom Mieter zurückholen, wenn es im Mietvertrag eine entsprechende Regelung gibt. Dort muss festgehalten sein, welche Nebenkostenarten zurückgefordert werden dürfen und mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Mietparteien beteiligt sind. Dieser Schlüssel gibt an, wer wie viel zu bezahlen hat. Der Verteilerschlüssel muss auf jeder Abrechnung zu finden sein, ohne ihn kann diese nicht überprüft werden.

Möglichkeiten der Abrechnung durch den Vermieter

Die Abrechnung der Nebenkostenpositionen kann auf verschiedene Arten erfolgen und auf der Basis von

• Wohnfläche
• Größe des Haushaltes (Personenzahl)
• Verbrauch
• Anteil an Gesamtwohneinheiten

berechnet werden. Jede Variante nutzt einen anderen Verteilerschlüssel. Wird beispielsweise anhand der Wohneinheiten abgerechnet, muss bei einem Haus mit vier Wohneinheiten ein Schlüssel mit 0,25 für jede einzelne Wohneinheit angesetzt werden. Jeder trägt damit einen Anteil von 0,25 Prozent an den Gesamtkosten.
Die Abrechnung nach dem Verbrauch ist allerdings reeller, denn sie basiert auf den tatsächlich entstandenen Kosten. Möglich ist es daher auch, unterschiedliche Schlüssel miteinander zu kombinieren, sodass eine individuelle Abrechnung möglich wird.
Die Heizkosten jedoch bilden eine Sonderabrechnung, denn sie dürfen keinesfalls pauschal berechnet werden. Sie müssen mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent vom Verbrauch abhängig berechnet werden. Dass die Heizkörper dafür mit entsprechenden Zählern ausgestattet sein müssen, versteht sich von selbst.

Wann ist die Zahlung fällig?

Wenn der Hauseigentümer die Nebenkosten abrechnen will, muss er sich dafür an die im Mietvertrag vereinbarten Regelungen halten. Teilweise werden monatlich pauschale Zahlungen verlangt. Diese können für den Eigentümer von Nachteil sein, denn ergeben sich höhere Kosten, müssen die Mieter nicht nachzahlen. Sie profitieren jedoch auch nicht von einer Rückzahlung, sollten die Kosten niedriger ausfallen als geplant.

Häufig werden die Kosten als monatliche Vorauszahlungen entsprechend der Möglichkeiten im Mietrecht verlangt. Sie sind dann gemeinsam mit den normalen Mietzahlungen zu leisten. Derartige Vorauszahlungen sind genauer als pauschale Zahlungen, denn sie können im Nachhinein abgerechnet werden. Die einzelnen Mietparteien dürfen somit mit Rückzahlung oder Nachforderungen rechnen, wobei Letztere freilich wenig beliebt sind. Kommt es aufgrund zu niedrig angesetzter Vorauszahlungen zu hohen Nachforderungen, dafür die Miete für das Folgejahr erhöht werden, wobei sich die Erhöhung in gewissem Rahmen halten und auch an der aktuellen Abrechnung orientieren muss.
Wichtig: Vermieter müssen die Abrechnung der Betriebskosten einmal im Jahr erstellen und dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach den des abgerechneten Zeitraums zur Verfügung stellen. Ein Beispiel: Die Abrechnung für das Mietjahr 2020 muss dem Mieter daher bis zum 31.12.2021 zugehen. Eine verspätet zugestellte Abrechnung muss unter Umständen nicht bezahlt werden, daher tun Hauseigentümer bzw. Verwalter der Immobilien gut daran, die Betriebskostenabrechnung pünktlich zu erstellen und zuzustellen. Ist es allerdings kein Verschulden des Vermieters, wenn die Abrechnung zu spät zugestellt worden ist, muss diese auch bezahlt werden.

Prüfung der Betriebskostenabrechnung möglich

Nachdem die Abrechnung zugestellt worden ist, hat der Mieter ein Jahr lang Zeit, um die Abrechnung zu kontrollieren. Er muss diese nicht sofort bezahlen! Immerhin können bei der Erstellung viele Fehler unterlaufen sein, die sehr zum Nachteil der Mietparteien gereichen. Das beginnt bei einfachen Rechenfehlern, geht über deutlich zu hoch angesetzte Gebühren und Kostenabrechnungen bis hin zu unerlaubten Positionen, die gar nicht abgerechnet werden dürfen. Selbst die Wohnungsmieter, die bereits seit vielen Jahren in der Wohnung oder im Haus leben, sollten die Abrechnungen Jahr für Jahr genau prüfen!

Tauchen Zahlen auf, die dem Wohnungsmieter ungewöhnlich erscheinen, muss der Hausvermieter alle geforderten Belege zur Verfügung stellen. Das sind demnach alle Dokumente, die für die Abrechnung relevant waren. Wer sich selbst nicht zutraut, diese Belege zu prüfen und die Abrechnung entsprechend der angegebenen Schlüssel nachzuvollziehen, kann sich auch an einen Anwalt für Mietrecht wenden oder an einen Mieterschutzverein. Dabei sei angemerkt, dass sich die Prüfung häufig lohnt, denn bei einer falschen Abrechnung wird das zu viel geforderte Geld wieder zurückerstattet. Stellt sich heraus, dass die Abrechnung zu niedrig angesetzt war, muss nur der ursprüngliche Betrag gezahlt werden, der Fehler geht zulasten des Vermieters.