Wenn öffentliche Bauvorhaben anstehen und bekannt gemacht werden sollen, geschieht das über eine Ausschreibung. Diese gipfelt bestenfalls in der Vergabe. Für private Bauprojekte werden eher selten Ausschreibungen vorgenommen.

Laut Vergaberecht müssen Ausschreibungen veröffentlicht werden. (Bild: thodonal / clipdealer.de)

Am Anfang steht das Bauprojekt: Eine neue Schule, ein Gemeindezentrum, ein Sportplatz oder ein Gebäude soll errichtet werden. Der Architekt wird damit beauftragt, das Projekt zu entwerfen, wobei selbst die Architektenleistung über eine Ausschreibung vergeben werden kann. Ist die Planung abgeschlossen und durch die Auftraggeber abgesegnet, kann das Vergabeverfahren beginnen. Dafür wird eine Ausschreibung gestartet. Eine Übersicht über öffentliche Ausschreibungen findet sich im Internet, hier können sich Unternehmen zu offenen Projekten informieren. Wichtig: Die Ausschreibungen müssen veröffentlicht werden, dies schreibt das Vergaberecht vor.

Meist werden verschiedene Ausschreibungen parallel herausgegeben, da nicht alle Leistungen von der gleichen Firma erbracht werden können. Für die einzelnen Leistungen können sich die Unternehmen bewerben und ihre Angebote abgeben. Wichtig: Für die Teilnahme an einer Ausschreibung gilt eine feste Frist. Öffentliche Bauträger müssen mit der Vergabe der Leistungen bis zum Ende der Frist warten und können dann unter den Unternehmen wählen, die den Ausschreibekriterien entsprechen.

Verschiedene Arten von Ausschreibungen

Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung können Unternehmen auch mehrere Angebote abgeben. Handelt es sich um eine beschränkte Ausschreibung, ist nur die Abgabe eines Angebotes erlaubt. Da die Ausschreibungen auf europäischen Richtlinien basieren, werden sie in allen Ländern der EU ähnlich durchgeführt und behandelt.

Welche Verfahren wann anzuwenden sind, wird durch zwei Kennzahlen bestimmt, einmal den Schwellenwert und einmal die Wertgrenze. Für beide ist das geschätzte Gesamtvolumen des Auftrags wichtig. Zur Anwendung kommen dann verschiedene Arten von Ausschreibungen:

• Offenes Verfahren: alle Unternehmen reichen Angebote ein
• Nicht offenes Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb: spezielle Unternehmen werden um Abgabe eines Angebotes ersucht
• Beschränktes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: wie das vorige Verfahren, allerdings mit vorherigem Teilnahmewettbewerb zur Qualifizierung für die Angebotsabgabe
• Freihändige Vergabe: keine Ausschreibung, Auftrag wird direkt an ausgewählte Unternehmen vergeben

Die freihändige Vergabe ist meist nur unter einer Wertgrenze von 10.000 Euro möglich, allerdings kann sie auch dann zur Anwendung kommen, wenn die übrigen Ausschreibungsverfahren bisher erfolglos geblieben sind oder wenn der Auftrag sehr speziell ist und nur ein Unternehmen aufgrund der vorhandenen Kompetenz für die Ausführung des Auftrags infrage kommt. Unter folgenden Voraussetzungen ist die freihändige Vergabe demnach möglich:

• Nur ein Unternehmen kommt aufgrund von Erfahrung, technischer Ausstattung oder Patentschutz zur Ausführung in Betracht
• Leistung ist besonders dringlich
• Vergleichbare Angebote sind nicht zu erwarten
• Nach fehlgeschlagener Ausschreibung verspricht neuerliche Ausschreibung kein akzeptables Ergebnis
• Geheimhaltungsgründe liegen vor
• Leistung ist Teil einer größeren Leistung und kann nicht von dieser getrennt werden

Ausschreibungen für private Bauvorhaben

Private Bauträger sind nicht an die europäischen Vergabeverfahren gebunden, sodass jeder Bauherr seine gewünschten Leistungen frei vergeben kann. Schwellenwerte und Wertgrenzen gelten für ihn nicht. Allerdings kann eine Ausschreibung auch für den privaten Bereich Vorteile haben, denn damit kommen mehrere Angebote herein, die untereinander verglichen werden können.

Der Erfolg einer Teilnahme an der privaten Ausschreibung lässt sich nur schwer voraussehen, denn es gibt keine festen Kriterien, die eingehalten werden müssen. Meist wird der Preis für die gewünschte Leistung eher tief angesetzt, da die Konkurrenz unterboten werden soll. Vorsicht: Bauherren sollten sich mit den üblichen Preisen für die einzelnen Leistungen vertraut machen, um ein realistisches Angebot erkennen zu können.

Wichtige Inhalte in öffentlichen Ausschreibungen

Öffentliche Ausschreibungen werden unter anderem in Tageszeitungen, im Amtsblatt oder auch auf kostenlosen Internetportalen hergestellt. Wird das Bauprojekt europaweit ausgeschrieben, muss es im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden. Diese Ausschreibung muss digital zugänglich sein. Ebenso ist die Kommunikation zwischen Bauherren und anbietendem Unternehmen digital zu führen.

In der Ausschreibung müssen bestimmte Bestandteile enthalten sein:

• Gegenstand der Ausschreibung
• Details zum Verfahren (Fristen, Ausschlussgründe etc.)
• Kontaktinformationen

Damit werden in der Ausschreibung interessierten Unternehmen alle Informationen gegeben, die sie für die Erstellung und Übermittlung ihres Angebots brauchen. Wie genau eine Bauausschreibung auszusehen hat, ist in Paragraph 12, Abs. 2 VOB/A vorgegeben.

Tipp für alle Unternehmen, die sich bewerben wollen: Beinhaltet die Ausschreibung einige Planungsleistungen, müssen diese vom Bewerber erbracht werden. Dies nennt sich „funktionale Ausschreibung“.

Nicht vorgegeben ist hingegen der Grad der Ausarbeitung eines Angebots. Das heißt, dass die Unternehmen dabei vergleichsweise frei sind und Art oder Umfang der Leistung nach eigenem Gutdünken beschreiben können. Hier sollte eine gewisse Sorgfalt walten gelassen werden, denn immerhin hängt die letztendliche Vergabe für öffentliche Bauvorhaben an dem Angebot und seiner Aussagekraft.

Wichtiges zur Vergabe nach einer Ausschreibung

Mit dem Ausschreibesystem soll sichergestellt werden, dass die spätere Vergabe von Aufträgen fair abläuft und das dafür am besten geeignete Unternehmen gewählt wird. Firmen, die sich auf eine solche Ausschreibung bewerben, müssen daher auch an die erfragten Nachweise denken und diese beibringen, um beispielsweise die eigene Qualifikation nachzuweisen.

Außerdem muss das Angebot fristgerecht bei der ausschreibenden Stelle eingehen, um berücksichtigt zu werden. Die Chancen auf lukrative Aufträge steigen enorm, wenn alle Kriterien erfüllt werden und die Wahl auf das Unternehmen fällt. Öffentliche Bauvorhaben sind oftmals gewinnträchtiger als private Projekte. Dafür können Letztere wiederum etwas individueller ausgeführt werden.

So erfolgt die Vergabe

Die Angebote gehen bis zur in der Ausschreibung genannten Frist bei der zuständigen Stelle ein. Dort werden sie anhand fester Kriterien miteinander verglichen. Es geht dabei nicht nur um den letztendlichen Preis, der für die Leistungen berechnet wird. Auch die ordnungsgemäße Erstellung des Angebots und die Tatsache, ob alle gewünschten Informationen vorliegen, ist relevant. Nur bei besonders interessant scheinenden Angeboten wird das ausschreibende Unternehmen noch einmal nachhaken und Nachweise oder ähnliche Unterlagen gesondert erbitten.

Liegt alles vor, wird die Entscheidung meist nach interner Absprache getroffen. Häufig bekommen Unternehmen, mit denen in der Vergangenheit bereits erfolgreich zusammengearbeitet wurde, den Vorrang. Maßgeblich sind in dem Zusammenhang daher auch Referenzen, auf die das anbietende Unternehmen hinweisen sollte.