Kostenoptimierung durch systematische Ausschreibungen und Angebotsvergleiche ist ein effektiver Ansatz, um wirtschaftliche Vorteile zu erzielen. Aber worauf ist hier zu achten und wie geht man am besten vor?

Durch eine gute Kostenanalyse lassen sich Optimierungspotenziale finden (Bild: Goodluz / clipdealer.de)

Vorteile der Vorgehensweise

Es gibt viele Gründe sich für systematischen Ausschreibungen und Angebotsvergleiche zu entscheiden. Die aktuelle Studienlage ist eindeutig:

• Studien haben gezeigt, dass Unternehmen durch systematische Ausschreibungen und Angebotsvergleiche erhebliche Kosteneinsparungen erzielen können. Laut einer Untersuchung des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) konnten Unternehmen durch optimierte Einkaufsprozesse und Verhandlungen Einsparungen von durchschnittlich 15-20% der Beschaffungskosten erzielen.
• Weiters können Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten Angebote von Lieferanten erhalten und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Laut einer Umfrage der Aberdeen Group konnten Unternehmen, die eine strukturierte Ausschreibungs- und Angebotsvergleichsstrategie verfolgen, ihre Wettbewerbsposition um durchschnittlich 17% verbessern.
• Systematische Ausschreibungen und Angebotsvergleiche ermöglichen auch eine transparente und effiziente Beschaffung. Laut einer Studie der Procurement Leaders Research Group konnten Unternehmen durch den Einsatz von E-Sourcing-Tools und standardisierten Beschaffungsprozessen ihre Prozesskosten um durchschnittlich 30% senken und die Durchlaufzeiten um 50% verkürzen.

Die Vorgehensweise

Durch die Implementierung einer strukturierten Beschaffungsstrategie können Unternehmen ihre Kosten senken und ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten stärken. Hier sind einige Schritte, die in diesem Prozess üblicherweise durchgeführt werden:

1. Bedarfsanalyse: Eine gründliche Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens hilft dabei, den genauen Bedarf zu ermitteln und klare Beschaffungsziele festzulegen.
2. Lieferantenidentifikation: Die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen können, ist ein wichtiger Schritt. Hierbei können interne Datenbanken, Marktanalysen oder Empfehlungen anderer Unternehmen hilfreich sein.
3. Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung: Die Erstellung einer detaillierten Ausschreibungsunterlage, die alle relevanten Informationen und Anforderungen enthält, ist entscheidend. Die Ausschreibung wird dann an potenzielle Lieferanten gesendet, um ihre Angebote einzuholen.
4. Angebotsvergleiche und Bewertung: Die erhaltenen Angebote werden sorgfältig analysiert und verglichen. Dabei werden Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit, Service und weitere relevante Faktoren berücksichtigt. Eine objektive Bewertungsmatrix kann dabei helfen, die Angebote systematisch zu bewerten.
5. Verhandlungen und Abschluss: Auf Basis der Bewertungsergebnisse können Verhandlungen mit den bevorzugten Lieferanten geführt werden, um die besten Konditionen auszuhandeln. Nach erfolgreicher Verhandlung erfolgt der Vertragsabschluss.

Durch diese systematische Vorgehensweise können Unternehmen signifikante Einsparungen erzielen und die Qualität ihrer Lieferantenbeziehungen verbessern. Es ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und eine optimale Nutzung der Ressourcen.

Anwendung für private Bauprojekte

Systematische Ausschreibungen und Angebotsvergleiche können auch für private Bauvorhaben von Vorteil sein und gehen weit über eine grundlegende Budgetplanung hinaus. Obwohl sie möglicherweise nicht in demselben Umfang wie bei großen kommerziellen Bauprojekten angewendet werden, können sie dennoch helfen, die Kosten zu optimieren und sicherzustellen, dass das Bauvorhaben reibungslos abläuft.

Der Ablauf muss entsprechend auf die Projektgröße angepasst werden:

1. Bedarfsanalyse: Definieren Sie auch hier klar Ihre Anforderungen und Ziele für das Bauvorhaben. Überlegen Sie, welche Arbeiten wann ausgeführt werden müssen, welche Materialien benötigt werden und welche Qualitätsstandards Sie erwarten. Kleine Liefermengen können auch selbst beschafft werden, um die Kosten zu senken.
2. Lieferantenidentifikation: Recherchieren Sie nach qualifizierten und zuverlässigen Bauunternehmen und Handwerkern in der Region. Bitten Sie um Empfehlungen von Freunden, Familie oder Fachleuten in der Baubranche. Ob Sie einen Elektromeister benötigen oder einen Gartenlandschaftsbauer, spielt dabei keine Rolle – wichtig ist, dass die Unternehmen auch kleine Projekte annehmen. Nutzen Sie außerdem mehrere Recherchequellen, wie etwa Onlineportale oder auch die Informationen der regionalen Handelskammer.
3. Durchführung der Ausschreibung: Holen Sie individuelle Angebote ein – erfragen Sie direkt mögliche Lieferzeiten und Wartezeiten. So können Sie einzelne Angebote auch zeitlich aufeinander abstimmen.
4. Angebotsvergleiche und Bewertung: Analysieren Sie die erhaltenen Angebote und vergleichen Sie sie sorgfältig.
5. Verhandlungen und Abschluss: Sobald Sie potenzielle Anbieter identifiziert haben, können Sie Verhandlungen führen, um die besten Konditionen auszuhandeln.

Ob Sie ein Badezimmer renovieren möchten oder ein Fertighaus planen, nutzen Sie die Vorgehensweise der Profis, um das beste Ergebnis zu sichern.

Quellen Studien:
https://www.bme.de/news/studie-sicherung-der-supply-chain-und-kostendruck-haben-derzeit-prioritaet
https://forms.workday.com/de-de/reports/aberdeen-improve-finance-accounting-performance/form.html
https://www.keelvar.com/documents/strategies-for-sourcing-excellence-in-a-volatile-supply-chain-market