Im Rahmen der jährlichen Abrechnung der Betriebskosten geht es auch um umlagefähige Nebenkosten. Nicht alle Kosten dürfen an den Mieter weitergereicht werden, einige muss tatsächlich der Vermieter selbst tragen.

Mieterschutzvereine haben herausgefunden, dass fast jede zweite Abrechnung falsch ist.
(Bild: aleksanderdnp / clipdealer.de)

Die umlagefähigen Nebenkosten

Umlagefähige Nebenkosten sind die Kosten, die bei einer Abrechnung der Betriebskosten durch den Mieter zu zahlen sind. Dafür wird ein Verteilerschlüssel angesetzt, der Aufschluss darüber gibt, welche Kosten in welchem Maße auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden. Kosten für die Verwaltung der Immobilie sowie Instandhaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten und dürfen folglich nicht angerechnet werden. Allerdings haben Mieterschutzvereine herausgefunden, dass fast jede zweite Abrechnung falsch ist. Es lohnt sich daher, als Mieter genauer hinzuschauen und die angegebenen Betriebskosten unter die Lupe zu nehmen. Wichtig: Der Vermieter muss die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen gewähren. Er ist aber nicht dazu verpflichtet, auf eigene Kosten Kopie bereitzustellen, wobei „auf eigene Kosten“ neben den tatsächlichen Kopierkosten auch die dabei aufgewendete Zeit meint.

Aufstellung der umlagefähigen Nebenkosten

Die folgenden Betriebskosten dürfen in die Abrechnung mit aufgenommen werden:

• Öffentliche Lasten
  Dazu gehört die Grundsteuer, die auf eine Immobilie zu zahlen ist. Nicht einzubeziehen ist aber die Grunderwerbssteuer. Wichtig: Die Grundsteuer für Gewerberäume ist erheblich höher als für Mietwohnungen, daher müssen die Gewerberäume aus der gesamten Abrechnung zuerst herausgerechnet werden.
• Kosten für die Wasserversorgung
  Nicht nur das tatsächlich verbrauchte Wasser ist hierbei zu berücksichtigen, auch die Wartungs- und Stromkosten für den Wasserzähler müssen einberechnet werden. Kosten für die Bereitstellung von warmem Wasser müssen separat aufgeschlüsselt werden.
• Kosten für die Entwässerung
  Entsprechend der Verordnungen ist jeder Grundstücksbesitzer dazu verpflichtet, sich um die Wasserentsorgung bzw. Entwässerung zu kümmern. Der Vermieter kann dem Mieter sowie die Entwässerungskosten (auch für den Bau einer entsprechenden Anlage) in Rechnung stellen.
• Kosten für die Heizung
  Die Heizungskosten werden verbrauchsabhängig berechnet. Dazu kommt der Preis für die Anlage selbst, Reinigungs- und Wartungskosten dürfen anteilig auf den Mieter umgelegt werden.
• Kosten für Heizung und Wasser zusammen
  Vielfach wird eine zentrale Anlage errichtet, von der aus über die sogenannte verbundene Versorgung der Betrieb der Heizung und die Bereitstellung des Warmwassers möglich ist. Die Kosten dafür dürfen als Betriebskosten umgelegt werden.

 



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• Kosten für den Aufzug
  Bei Betrieb eines Fahrstuhls im Haus kann der Vermieter diesen über die umlagefähigen Nebenkosten abrechnen. Einbezogen werden dürfen hier Kosten für den Betrieb (Strom), für die Überwachung und Wartung. Instandsetzungskosten sind jedoch keine umlagefähigen Nebenkosten.
• Kosten für die Straßenreinigung sowie für die Müllabfuhr
  Die Straßenreinigung umfasst nicht nur das Kehren des Rinnsteins, sondern auch Schneeräumarbeiten und das Streuen im Winter zählen dazu. Der Mieter wird an diesen Kosten beteiligt, meist sind die entsprechenden Regelungen im Mietvertrag erfasst. Dort finden sich auch Regelungen zur Müllbeseitigung, falls diese zum Beispiel über eine Müllkompressoranlage vorgenommen wird. Muss eine Wohnung entrümpelt werden und lässt sich der dort anfallende Müll einer konkreten Person zuordnen, dürfen die Kosten dafür nicht auf die Allgemeinheit umgelegt werden.
• Kosten für Gebäudereinigung und Bekämpfung von Ungeziefer
  Ähnliches wie für die Müllbeseitigung gilt für die Ungezieferbekämpfung. Ist klar, wer der Urheber eines Schädlingsproblems ist, darf die Allgemeinheit nicht an den Kosten für die Ungezieferbeseitigung beteiligt werden.
  Wichtig ist auch, dass der Mieter die Kosten für die Reinigung des Treppenhauses nicht auferlegt bekommen darf, wenn er selbst putzt. Wurde hingegen eine Reinigungsfirma beauftragt, müssen alle Mieter die Kosten mit übernehmen. Kommt ein Mieter seinen Putzpflichten nicht nach und muss der Vermieter eine Reinigungsfirma bestellen, können die dabei entstehenden Kosten allein auf den betreffenden Mieter umgelegt werden.
• Kosten für die Gartenpflege
  Auch hierbei gilt, dass die Mieter gemeinschaftlich zur Gartenpflege verpflichtet werden können, die Betriebskosten werden dann entsprechend gekürzt. Die Regelungen sind im Mietvertrag festzuhalten. Aktuell befassen sich die Gerichte noch mit der Frage, ob kranke Bäume gefällt und die Kosten dafür auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Da es sich nicht um regelmäßige Kosten handelt, widerspricht dies eigentlich den Regelungen im Mietrecht. Hierbei gilt immer noch die Einzelfallentscheidung.
• Kosten für die Beleuchtung
  Die Kosten, die für die Beleuchtung von Zufahrtswegen, Hausfluren, Garagen und anderen gemeinschaftlich genutzten Flächen und Gebäudeteilen anfallen, dürfen ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden. Ist die Beleuchtungsanlage defekt, dürfen die Reparaturkosten aber nicht als umlagefähige Nebenkosten behandelt werden.
• Kosten für den Schornsteinfeger
  Auch der Schonsteinfeger zählt zu den umlagefähigen Nebenkosten. Möglich ist aber, dass die Gebühren dafür im Mietvertrag den Heizungskosten zugerechnet werden.
• Kosten für Versicherungen
  Die Kosten für eine Wohngebäudeversicherung, für die Öltank- oder Glasversicherung dürfen ebenfalls umgelegt werden. Private Versicherungen des Vermieters wie zum Beispiel eine Haftpflicht- oder eine Rechtsschutzversicherung zählen aber nicht zu den umlagefähigen Kosten.
• Kosten für den Hausmeister
  Wird durch den Eigentümer bzw. Vermieter ein Hausmeister beschäftigt, dürfen die Kosten für diesen auf die Mieter der Immobilie umgelegt werden. Wichtig ist hierbei aber zum einen eine klare Abgrenzung der Tätigkeiten. Übernimmt der Hausmeister auch die Gartenpflege, dürfte strittig sein, ob die Kosten dafür separat auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Kommt der Hausmeister seinen Pflichten nicht nach und übernehmen die Mieter seine Tätigkeiten, ist die Umlagefähigkeit der Kosten ebenfalls strittig. Auch wenn der Punkt nicht gänzlich gestrichen werden kann, so ist es laut Gerichtsurteilen doch möglich, die umlagefähigen Nebenkosten um einige Prozent zu kürzen. Hier sollte aber erst das Gespräch mit dem Vermieter gesucht werden, denn Streitigkeiten bei der Nebenkostenabrechnung können oft vor Gericht enden und werden dann für beide beteiligte Parteien unnötig teuer.
• Kosten für den Kabelanschluss
  Der Vermieter darf die Kosten für den Kabelanschluss auf den Mieter umlegen, auch Wartungs- und Betriebskosten dürfen hier eingerechnet werden. Wiederum gilt, dass keine Reparaturarbeiten abgerechnet werden dürfen, für diese muss der Vermieter selbst aufkommen.
• Kosten für einen Wäschekeller
  Steht ein Waschkeller zur Verfügung, kann dieser zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen. Eingerechnet werden hier die Kosten für Strom und Wasser, für die Wartung und Reinigung des Waschkeller. Die Wasserkosten dürfen aber nur zusätzlich verbucht werden, wenn sie noch nicht in der allgemeinen Wasserversorgung erfasst wurden.

Der Vermieter kann zudem sonstige Kosten zu den umlagefähigen Kosten erklären. Sie müssen explizit im Mietvertrag erwähnt werden und können beispielsweise in den Kosten bestehen, die für die Reinigung von Dachrinnen anfallen. Wichtig: Diese Kosten müssen regelmäßig und notwendig sein, die muss gegebenenfalls durch den Vermieter glaubhaft erklärt werden können.

Formale Ansprüche an die Betriebskostenabrechnung

Geht es um die Abrechnung der umlagefähigen Nebenkosten, sind einige Voraussetzungen in Bezug auf die Form zu erfüllen.
Angegeben werden müssen die folgenden Punkte:

• abgerechneter Zeitraum (in der Regel zwölf Monate, muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen)
• Aufstellung der gesamten Kosten sowie der einzelnen Anteile des Mieters
• Angabe des Verteilerschlüssels
• Aufführen der Vorauszahlungen
• Verrechnung der Vorauszahlungen mit den noch offenen Forderungen
• Summe der Nachzahlung oder Rückforderung

Aufgeführt werden sollte überdies eine Zahlungsfrist, bis zu der der Mieter seine Nachzahlung zu leisten hat. Ist die Einsichtnahme in die Abrechnungen von vornherein vorgesehen, kann auch ein Zeitraum dafür angegeben werden. Dann haben die Mieter die Möglichkeit, zu dieser Zeit in die Geschäftsräume des Vermieters zu kommen und dort die vorhandenen Abrechnungen einzusehen.